gif

INTERNE VESTI: ZAŠTO JE VAŽNA POVRATNA INFORMACIJA?

25.08.2017.

FEEDBACK ZA BOLJE ODLUKE

Šta je tačno feedback? Čujemo taj izraz vrlo često, ali da li zaista znamo šta je to tačno i zbog čega je toliko važno?

Izraz feedback ili povratna informacija se koristi da opiše korisne informacije ili kritike nekog pojedinca upućene drugom pojedincu ili grupi o njihovom prethodnom postupku ili ponašanju. Tu povratnu informaciju, pojedinac ili grupa kojima je to upućeno mogu koristiti da bi prilagodili i poboljšali trenutne i buduće akcije i ponašanja.

Povratne informacije se javljaju kada okruženje reaguje na akciju ili ponašanje. Na primer, ´povratna informacija kupaca´ je reakcija kupaca na proizvode, usluge ili politike kompanije. I feedback na ´učinak zaposlenih´ je reakcija zaposlenih na povratne informacije od svog menadžera – razmena informacija uključuje i očekivane performanse i izložene performanse.

Ko bi osporio ideju da je povratna informacija dobra stvar? Svi mogu imati koristi od povratnih informacija. I zdrav razum i istraživanje jasno stavljaju do znanja – povratne informacije i mogućnosti za korišćenje tih povratnih informacija pomažu u poboljšanju i unapređenju, bilo pojedinca, grupe, biznisa, poslovne jedinice, kompanije ili organizacije – i te informacije mogu koristiti za donošenje boljih odluka. Takođe nam omogućava izgradnju i održavanje komunikacije sa drugima.

Pet razloga zbog kojih je feedback važan

Efikasna povratna informacija, i pozitivna i negativna, veoma je korisna. Povratne informacije su vredne informacije koje će se koristiti za donošenje važnih odluka. Najuspešnije kompanije su toliko uspešne upravo zato što stalno tragaju za načinima da svoje poslovanje učine još boljim. Za najuspešnije kompanije izraz ˝konstantno poboljšanje˝ nije samo neka ˝fancy˝ popularna fraza. To je pravi fokus zasnovan na povratnim informacijama iz čitave organizacije – klijentima, kupcima, zaposlenima, dobavljačima i svim ostalim zainteresovanim stranama. Kompanije sa najboljom performansom nisu samo dobre pri prihvatanju povratnih informacija, već́ namerno traže povratne informacije. I oni znaju da su povratne informacije korisne samo kada naglašavaju i slabosti i snage.

Efektivna povratna informacija ima koristi za onoga koji je pruža, onoga koji je prima, kao i za širu organizaciju. Evo pet razloga zašto su povratne informacije tako važne.

  1. Povratna informacija je uvek prisutna. Ako pitate nekoga u vašoj organizaciji kada zapravo dolazi do povratnih informacija, oni će obično navesti ankete zaposlenih, procenu učinka ili evaluaciju obuke. U stvarnosti, povratne informacije su oko nas stalno. Svaki put kad razgovaramo sa osobom, kolegom, menadžerom, klijentom, dobavljačem i drugima, mi komuniciramo povratne informacije. U stvarnosti, nemoguće je ne davati povratne informacije.
  2. Povratna informacija je efikasno slušanje. Bilo da se povratne informacije komuniciraju verbalno ili putem ankete, osoba koja pruža povratne informacije mora znati da je ta informacija shvaćena (ili primljena) i mora znati da njihove povratne informacije pružaju određenu vrednost. Kada sprovodimo neku vrstu ankete, jako je važno da objasnimo da su odgovori respondenata važni i kako će se njihove povratne informacije koristiti.
  3. Povratne informacije mogu motivisati. Tražeći feedback, možemo zapravo motivisati zaposlene da bolje funkcionišu. Zaposleni vole da se osećaju cenjenima i cene činjenicu da su zamoljeni da daju feedback zahvaljujući kom mogu pomoći i doprineti prilikom formulisanja poslovnih odluka. I povratne informacije od klijenata, dobavljača, prodavaca i drugih zainteresovanih strana mogu se koristiti za motivaciju i izgradnju boljih relacija u radnom okruženju.
  4. Povratna informacija može poboljšati performanse. Povratne informacije su često pogrešno protumačene kao kritike. Zapravo, ono što se smatra negativnom kritikom je u stvari konstruktivna kritika i to je najbolji način da se dođe do povratnih informacija koje mogu pomoći pri formulisanju bolje odluke za poboljšanje i povećanje performansi.
  5. Povratna informacija je alat za nastavak učenja. Investirajte vaše vreme u postavljanje pitanja i upoznavanje sa tim kako drugi doživljavaju rad sa vašom organizacijom. Kontinuirana povratna informacija je važna za celu organizaciju kako bi ostala usklađena sa ciljevima, kreirala strategije, razvijala proizvode i usluge, poboljšala odnose i još mnogo toga. Nastavak učenja je ključ za poboljšanje!

Evo i nekoliko saveta kako da pristupite davanju feedback-a

Kada se nađete u prilici da date feedback kolegi, saradniku ili nekom prijatelju, potrudite se da ocenite da li su vreme i mesto pogodni za razgovor koji bi trebalo da bude otvoren, direktan i intiman.

Pitajte sagovornika za ˝odobrenje˝ da pružite feedback – to možete postići pitanjem Je l imaš nešto protiv da ti dam par predloga ili komentara… ili Da li si otvoren/a za neke sugestije

Započnite razgovor pozitivnim zapažanjima. Pohvalite sagovornika za nešto što je uradio/la ili za neke njihove karakteristike. Koristite reči koje su afirmativne (bilo bi efektnije da si…možda bi na ovaj način postigao/la…), ne negativne (npr. nemoj, nije trebalo, loše si…).

Fokusirajte se na činjenice, a ne na osećanja. Postavljajte pitanja i dajte predloge, nemojte biti direktivni u smislu da dajete instrukcije. Budite konkretni i precizni. Važno je da jasno prenesete poruku i da vas sagovornik razume šta ste hteli da kažete. Slobodno pitajte da li su razumeli, kako bi vi bili sigurni da ste preneli vašu poruku.

Nemojte čekati predugo da date feedback na neki konkretan postupak ili događaj, već ugrabite priliku da prenesete povratnu informaciju dok je još ˝sveže˝.

Autor teksta:
Marijana Stojanović, HR direktor